Cu Covid-19 pandemie limitarea călătoriilor și întâlnirile aglomerate în persoană, conferințele și evenimentele virtuale și-au înlocuit omologii în persoană. Mai degrabă decât aceste întreruperi care încetinesc planificarea, se pare că există mai multe evenimente ca niciodată, între seminarii web și evenimente de lansare și conferințe din industrie.



Datorită cât de comune sunt acum aceste evenimente virtuale, pregătirea și o strategie stabilită sunt cheia pentru a ieși din mulțime. Evenimentele virtuale nu sunt un concept nou. Întreprinderile direct către consumator au adesea numai digital lansări de produse iar funcțiile de social media le fac mai ușoare și mai ușoare.


cum pot obține vizualizări pe YouTube

Dacă găzduiești pentru prima dată o conferință sau un eveniment virtual, înarmează-te cu aceste sfaturi pentru o experiență de succes.



Tipuri de conferințe și evenimente virtuale

O mulțime de evenimente în persoană pot fi convertite în experiențe digitale atâta timp cât puneți planificarea necesară din timp. Conferințele din industrie, care sunt grele cu prezentări și vorbitori, funcționează într-un cadru virtual, dar va trebui, de asemenea, să vă gândiți la modul în care va funcționa virtual rețeaua obișnuită a unui eveniment în persoană. Oamenii merg la aceste tipuri de evenimente parțial pentru conversații improvizate și evenimente de rețea prin satelit care apar.

Dincolo de conferințele din industrie, am văzut o mulțime de exemple de evenimente virtuale, inclusiv festivaluri, concerte, lansări de produse, adunări de companii și chiar ore fericite. Există o alternativă virtuală disponibilă pentru aproape fiecare tip de eveniment.

1. Buget, buget, buget

Doar pentru că este un eveniment virtual acum nu înseamnă că vă puteți arunca bugetul. Da, veți putea economisi la tipărire, asistență tehnică personală, rezervare de locație și semnalizare, dar nu zgâriați complet marketingul. Evenimentele virtuale au o cheltuială mai mică decât cele în persoană, dar cu cât aveți mai multă activitate și participare, cu atât veți avea nevoie de mai multe bugete, în special pentru tehnologia de sprijin.

Înlocuirea unui loc de desfășurare a evenimentului este software-ul sau aplicația pe care o veți folosi pentru a găzdui evenimentul. Numărul de participanți, atât vorbitori, cât și participanți, precum și nivelul de interacțiune dorit vor determina tipul de platformă de gestionare pe care o veți utiliza. Unele evenimente au avut loc în întregime pe Instagram Live, în timp ce altele sunt videoclipuri preînregistrate care sunt lansate la ore programate.

Sponsorizarea este o parte importantă a planificării evenimentelor, așa că, dacă doriți să trimiteți în continuare swag out sau să găzduiți happy hour virtual, asigurați-vă că vă ajustați planul de sponsorizare la ceea ce ar putea avea nevoie un eveniment virtual. Acel magazin personal care urma să fie la eveniment? Acum poate fi un magazin dropship online cu oferte speciale sau oferte pentru participanți ..

Alte elemente de buget pe care va trebui să le luați în considerare și care sunt legate de evenimente virtuale includ: promovarea intensă pe rețelele sociale, subtitrare live, moderarea comentariilor și găzduirea videoclipurilor și documentelor după încheierea evenimentului. Evenimentele mai mici, cum ar fi seminarii web și streaming live pe tot parcursul zilei, nu vor avea nevoie de toate acestea, deci examinați ce ar trebui să acordați prioritate și ce puteți reduce din buget.

2. Mixează fluxuri live și videoclipuri preînregistrate

Decizia asupra programului dvs. și îndreptarea către discuții pe care nu doriți să le pierdeți sunt părți importante ale unei conferințe. Avantajul unui eveniment virtual este că, de obicei, puteți urmări discuții care vă lipsesc. Dar atunci, ce rost are să participi dacă vei putea urmări doar mai târziu? Intensificați-vă evenimentele și faceți-le mai atrăgătoare pentru participanții live cu fluxuri live distractive, săli de discuții virtuale sau chaturi de discuții și alt material interactiv.

Videoclipurile preînregistrate vă lasă difuzoarele la orice nivel de tehnologie și permit, de asemenea, editarea, dacă este necesar. La sfârșitul fiecărei sesiuni, puteți face ca difuzoarele să se alăture fie într-un videoclip live, fie în camera de chat pentru a răspunde la întrebări, la fel ca într-un eveniment în persoană.


cumpărați aprecieri și comentarii pe instagram

exemplu de sesiune virtuală pe facebook de către Academia de Științe din California

Academia de Științe din California obișnuia să aibă un săptămânal Evenimentul NightLive . Fiecare eveniment a avut un subiect și a inclus vorbitori și demonstrații relevante. În timpul pandemiei, muzeul a convertit aceste evenimente săptămânale în Virtual NightLife și NightSchool, ambele fiind evenimente de streaming live care le reflectă pe cele personale. Având acestea pe Facebook Live încurajează comentariile și, de asemenea, salvează videoclipul pentru viitorii participanți.

Livestreams, indiferent dacă este activat Facebook Live , Instagram sau o altă platformă de streaming, sunt mult mai interactive pentru toată lumea și oferă o valoare adăugată dacă participanții trebuie să plătească pentru a participa.

Amestecarea celor două tipuri de videoclipuri într-un singur eveniment îl face distractiv și memorabil, depășind factorul de stalitate pe care îl pot avea videoclipurile strict preînregistrate.

3. Pregătiți-vă difuzoarele

Pentru un eveniment complet virtual, asigurați-vă că difuzoarele dvs. sunt pe deplin pregătite. Evenimentele mai mari ar trebui să facă teste pentru viteza internetului, nivelul de confort cu tehnologia și verificările microfonului. Transmiterea în direct și utilizarea oricărei platforme de evenimente pe care o alegeți ar putea fi o experiență nouă pentru difuzoarele dvs., deci este mai bine să le pregătiți pentru ceea ce ar putea întâlni. Li se va cere să modereze singuri comentariile? Trebuie să își partajeze ecranul pentru o prezentare de diapozitive?

Unele scenarii obișnuite pentru care trebuie pregătite includ:

  • Găsirea celui mai bun mediu fizic pentru difuzorul dvs. pentru a minimiza întreruperile și a avea un sunet clar. Testați, exersați și pregătiți echipamentele pentru a vă asigura că toate difuzoarele vor difuza aproximativ la același nivel de sunet, pentru a evita modificări de volum surpriză pentru spectatori.
  • Dacă partajarea unui ecran sau flux live, sfaturi despre ce să opriți pe computer, cum ar fi punerea tuturor notificărilor în așteptare.
  • Pentru a comenta sau a nu comenta? În mod ideal, veți avea o persoană separată care moderează comentariile, astfel încât vorbitorul să se poată concentra asupra discuției lor. Oricum ar fi, asigurați-vă că sunt familiarizați cu codul de conduită al evenimentului și cu modul de gestionare a comentatorilor jignitori
  • Vai de tehnologie. Ce se întâmplă dacă tehnologia difuzorului nu reușește sau dacă erorile software-ului sau diapozitivele lor nu funcționează? Aveți pregătite planuri de rezervă pentru toate aceste probleme posibile.

În sfârșit, difuzoarele sunt o altă sursă de promovare pentru evenimentul dvs. Vrei să-și promoveze discuțiile, astfel încât publicul lor actual să simtă că evenimentul merită participat. Pentru a face acest lucru mai ușor pentru difuzoare, pregătiți mai multe materiale promoționale în dimensiuni ideale pentru rețelele sociale și sugerează subtitrări. În acest fel, tot ce trebuie să facă este să programeze conținutul și să le lipească în subtitrări.

4. Stabiliți așteptările pentru participanți

Indiferent dacă este vorba de o conferință mare din industrie sau de un flux live subiect unic, trebuie să comunicați eficient la ce ar trebui să se aștepte participanții. Miroase să aloci timp pentru a participa la un eveniment doar pentru a realiza că subiectul este prea larg sau orientat pentru un public diferit. Fiți clar în ce este evenimentul și pentru cine este. Cum se distinge de toate celelalte evenimente virtuale de acolo?

Dacă convertiți un eveniment în persoană în virtual, atunci ar trebui să vorbiți despre cum vor arăta caracteristicile majore online. Cum arată o recepție de bun venit și o porțiune de vorbitor principal pentru participanți? La fel ca orice eveniment, publicați un program. Anunțați-i dacă este preînregistrat, dacă sunt disponibile comentarii, dacă prezentarea va fi salvată și cum va arăta interacțiunea. Videoclipurile participanților vor fi activate sau dezactivate? Sunt hashtag-uri disponibile, astfel încât live-tweeting sau suplimentar Chaturi pe Twitter sunt posibile?

Comic-con , un eveniment care a atras în mod istoric peste 130.000 de participanți, a devenit virtual în 2020. Pentru a replica experiența personală, evenimentul a organizat competiții, o mulțime de discuții, o sală de expoziții online, petreceri de ceasuri și multe altele.

Faceți-le foarte ușor participanților să construiască un program de evenimente și să aibă legăturile corecte la care să se îndrepte când este timpul să participați. Dacă se folosește o platformă pentru evenimente, trimiteți ghiduri despre cum să o utilizați și dacă sunt necesare descărcări. Caracteristici de accesibilitate cum ar fi subtitrarea live și traducerile ar trebui, de asemenea, luate în considerare. Cu un eveniment virtual, aveți opțiunea de a vă extinde baza de prezență și de a genera în mod eficient mai mulți potențiali potențiali și un angajament semnificativ. Cei care nu au putut călători la eveniment pot participa acum la evenimentul virtual.


marketing social media pentru agenții imobiliari

În cele din urmă, alocați timp de rețea, mai ales dacă este vorba de o conferință industrială care are de obicei această componentă. Orele fericite găzduite de sponsori, conversațiile cu viteză individuală și camerele de actualitate sunt modalități de a încuraja crearea de rețele. Pentru orice platformă decideți să găzduiți evenimentul, încurajați participanții să își completeze complet profilul, astfel încât să se poată conecta mai ușor cu colegii din industrie.

5. Planificați promoția: înainte, în timpul și după

Marketingul, în special pe rețelele de socializare, va fi o mare parte din pregătirea dvs. Plata pentru anunțurile de pe rețelele de socializare este indispensabilă evenimente digitale dar nu uitați de paginile de destinație ale evenimentelor și de trimiterile de newsletter. Evenimente precum Sprout Sessions Digital 2020 au un program promoțional complet care începe înainte de eveniment. Nici efortul nu se încheie cu ziua evenimentului - evenimentele virtuale oferă o mulțime de oportunități de a reface fluxul live și conținutul digital săptămâni după acest fapt.

Din fericire pentru dvs., evenimentele virtuale vă facilitează urmărirea rentabilității investiției. Între ascultarea rețelelor sociale , cuvânt cheie și etichetați rapoarte de analiză și analiza digitală a publicității, sunteți hotărât să știți cât de performantă este campania dvs.

MozCon , un eveniment în persoană, a devenit digital în 2020. Pagina de destinație este clară în ceea ce se pot aștepta participanții din aspectul virtual. Și mai bine, promoția lor post-eveniment include un pachet video plătit pe care îl puteți achiziționa dacă nu ați participat.

Găzduirea de evenimente virtuale care au sesiuni video înseamnă că acum aveți la dispoziție o comoară de conținut. Reutilizați conținutul în alte formate, cum ar fi episoade de podcast, grafică de citat și articole de formă lungă.

După încheierea evenimentului, mulțumește tuturor celor implicați și folosește sondaje de urmărire pentru a înțelege la ce poți lucra data viitoare. Aceste rezultate ale sondajului pot deveni, de asemenea, mărturii pentru promovarea evenimentului de anul viitor.


impactul social media asupra campaniilor politice

Concluzie

Planificarea și pregătirea sunt pilonii găzduirii unei conferințe sau a unui eveniment virtual de succes. Atunci când toți cei implicați - vorbitori, participanți, moderatori - știu la ce să se aștepte și cum să participe, acest lucru oferă o experiență mult mai lină. Evenimentele virtuale au avantajul că sunt costuri mai mici, o participare mai largă a publicului și analize ușor de urmărit, dar nu înseamnă că ar trebui să economisiți la alte articole necesare.

Domeniul evenimentelor virtuale devine din ce în ce mai aglomerat de an, așa că trebuie să comunicați în mod eficient de ce al vostru este cel care urmează și nu ceilalți. Funcțiile suplimentare, cum ar fi fluxurile live și întrebările și răspunsurile în direct, vor spori participarea participanților.

Ești încântat să găzduiești propria conferință sau eveniment virtual, dar ai nevoie de puțină inspirație? Utilizare ascultare socială pentru a vedea ce lacune de actualitate pot fi umplute.